Création d'une association

La création d'une association est la première chose à faire. Nous avons appelé la nôtre "4L ULCO", "ULCO" en référence à l'université de Calais et de Boulogne.Cela permet de légitimer vos démarches et renforce votre crédibilité face aux entreprises.

Comment créer une association à but non lucratif (loi 1901)?

Pour créer une association à but non lucratif, il faut être au moins deux. La procédure de déclaration d'une association peut être réalisée à la préfecture de votre département ou à la sous préfecture de l'arrondissement où se situe le siège de votre association.

Cette déclaration doit recenser:

• le titre de l'association (accompagné de son sigle éventuel)
  


• son objet



• l'adresse de son siège social



• les noms, professions, domiciles et nationalités des personnes s'occupant de la gestion de l'association, quelque soit le rôle joué



• un exemplaire des statuts daté et certifié conforme par au moins deux des membres fondateurs

Cette démarche est gratuite. Par contre, la création d'une association doit être connue par tous. La parution de cette création est réalisée dans un journal officiel et coûte 39€06.
Vous pourrez trouver un modèle de rédaction des statuts et procés verbale de création sur le site http://www.yeba.org/fiches/fiche.htm?id=1

Complément de création pour l'association

Compte bancaire
Il est aussi utile d'ouvrir un compte bancaire. Pour se faire, démarchez les banques et choisissez la vôtre en fonction des avantages qu'elle vous propose. Pensez aux cartes bleues pour le paiement de l'essence si vous roulez de nuit!






Assurance
Il est possible d'assurer son association. Nous n'avons pas fait cette démarche. Par contre, cela nous aurez été utile lorsque nous avons cassé la baladeuse professionnel du garagiste nous ayant prêté son local... Prix T.T.C de la baladeuse 161€!

Votre plaquette

Vous allez démarcher les entreprises? Créez votre propre plaquette!

La plaquette vous servira de support. Nous avons crée la nôtre sous forme de petit livret qui présente:

• ce qu'est le 4L Trophy (aidez vous du site http://www.4ltrophy.com/)


• le but humanitaire de cette aventure


• notre association "4L ULCO"


• Nos atouts pour franchir notre but (notre motivation)


• ce que nous leur proposons (publicité)


• ce que nous leur apportons (image sportive et humanitaire)


• contacts

Votre plaquette ne doit pas être trop longue (de plus ça vous coûtera moins cher en impression! ou encore mieux, trouvez un sponsor!).

Les cartes de visite

Nous avons réalisé des cartes de visite pour chacun d'entre nous avec notre nom, prénom, numéro de téléphone et adresse mail. Nous distribuons ces cartes lorsque les entreprises démarchées ne semblaient pas vraiment intéressées par notre projet, ce qui nous permettait de ne pas donner nos plaquettes inutilement.

Notre modèle est visible ci-contre

Les documents annexes

Des documents annexes sont à créer.

Les factures
Vous aurez certainement besoin de factures et de contrats. Pour les factures, pas besoin de devenir comptable. La nôtre est composée du strict minimum, c'est-à-dire de notre dénomination suivit d'un tableau Excel comprenant la désignation, la quantité, le prix unitaire et le total.
En bas de la facture figure nos coordonnées bancaire dans le cas où leur aide financière serait établie par virement.

Les contrats
Les entreprises sponsorisantes réclament de temps en temps la signature d'un contrat. Le nôtre n'est pas très long (il tient sur une page). On y retrouve (articles dans l'ordre chronologique):

• présentations des deux parties concernées


• l'engagement du parrainé


• le montant du partenariat financier


• l'emplacement du flockage


• la clause d'exclusivité


• les conséquences en cas de non respect du contrat

Etes-vous prêt à démarcher?

Désormais, vous êtes fin prêt à démarcher toutes sortes d'organismes.

Vos atouts? Le but humanitaire de votre action ainsi que la publicité que vous leur proposez....

Cibles potentielles: Les entreprises

Les entreprises représentent un fort potentiel pour vos démarches.
Nous avons testé 3 méthodes:

• Le contact direct: se déplacer directement dans l'entreprise est selon nous, la meilleure méthode. C'est cette façon de faire qui nous a le plus aidé. Le point négatif est le temps que nous y avons consacré.


• Le contact indirect: contacter les entreprises par téléphone n'est pas la meilleure chose à faire. Il est plus facile de nous dire non par téléphone que lorsque la personne est en face de nous


• Vos amis: Pensez à vos relations personnelles! Ca marche relativement bien...

Les collectivités locales

Vous pouvez également contacter la mairie dans la ville où se situe le siège sociale de votre association. Une subvention est généralement accordée. Selon les mairies, une subvention est attribuée aux associations justifiant d'une ancienneté de plus de deux ans. Renseignez-vous!

Il est possible d'obtenir une aide financière de votre département et/ou de votre région. Contacter ces personnes assez vite car les dossiers sont assez long à remplir et les délais de dépôt de dossier sont courts!

Les autres partenaires

Il est utile de contacter:

• Les garages: Ils pourront vous donner des conseils techniques sur la réparation de votre 4L ou s'occuper directement de cette rénovation pour les plus chanceux. Notre association possédait des partenariats avec 2 garagistes. L'un nous proposait un local, le second a réalisé la peinture et nous a aidé pour la mécanique.


• Les entreprises de Contrôle technique: c'est toujours ça de gagner!


• Les assurances

On a testé...

L'exposition

Nous avons organisé, avec l'association OPALE TROPHY (association ayant le même but que le nôtre), une exposition à la maison de l'étudiant de Boulogne sur mer. Cette exposition, organisée du 22 au 27 Octobre 2007, présentait le raid humanitaire 4L Trophy (photos, décoration...). Le maire de Boulogne et ses élus étaient invités ainsi que quelques sponpors que nous avions obtenus à cette date.

Le but de cette exposition était de faire découvrir aux étudiants et au grand public (qui dit grand public dit sponsor éventuel) notre prochaine aventure. Concrétement, cette exposition ne nous a pas apporté de retombée immédiate, néammoins ce projet à été un leviers pour trouver d'autres sponsors indirectement (grâce à la presse qu a fait connaître ce projet, preuve de notre motivation).

Essayer d'obtenir un maximum de contacts presse et d'articles consacrées à votre projet "4L Trophy". Les retombées sont souvent appréciables...

On a testé... (2)

Les cases à vendre

Nous avons également crée plusieurs grilles avec 20 cases à vendre. Nous les vendions 1€ et nous les avons distribués dans les petits commerces (principalement dans les salons de coiffure, les boulangeries, boucherie...).

Pour le lot du gagnant,nous proposions une boîte de chocolat Belges, pour lesquelles nous avions obtenu un partenariat avec la chocolaterie. Ils nous faisaient un tarif préférenciel sur le nombre de boître que nous allions leur acheter et leur logo a été inséré sur la feuille où se vendait les cases.

En l'espace de 5/6 semaines, 25 grilles de 20 cases chacune ont été vendus. Si on s'y prend à l'avance, il peut y avoir une rentrée d'argent utile.

On a testé...(3)

Le partenariat avec une école primaire

Nous avons contacter plusieurs écoles primaires afin d'obtenir un partenariat. Nous espérions à la base obtenir un soutien financier à travers une vente de cases. Pour finir, les élèves ont récolté des fournitures scolaires auprés de leur entourage. Nous n'avions pas pensé à cette solution mais cette récolte nous a bien été utile puisqu'il faut acheminer 50kg de fournitures scolaires au Maroc par équipage. Cette action nous a permis de récupérer assez de fournitures pour 4 4L.

Equipage recherche 4L pour 4L Trophy

Prêt pour la recherche de 4L? Il va falloir.

Nous avons prospecter pour trouver notre 4L:

-La campagne: Nous avons y avons trouvé quelques pistes. Nous avions créé un flyers pour les déposer sur les 4L qui nous intéressé. Nous avons trouvé plusieurs 4L, le soucis est que la plupart des 4L de campagne que nous avions repéré dormait dehors. Les essieux étaient rouillés voir perforés au niveau des longerons. Tros de travaux étaient à réalisés pour que nous acceptions de l'acheter.

-Les sites Internet: Les sites sur lesquels nous recherchions un véhicule:

1. http://www.leboncoin.fr/: Sur ce site est déposé toutes sortes d'annonces et une recherche est possible selon votre département. Pratique lorsqu'il faut ramener un véhicule. C'est sur leboncoin que nous avons trouvé notre 4l définitive


2. http://www.4ltrophy.com/: Le site officiel du 4l trophy repertorie aussi les petites annonces. Idéal pour les équipage souhaitant une 4L déjà préparée

Comment choisir sa 4L?

Quelques questions à se poser...

1. Fourgonette ou berline?


2. Etat des longerons? (perforation, attention a bien appuyer sur les points de rouille visibles)


3. Le moteur tourne t-il rond?


4. Le kilométrage? (l'un de nos moteur de 4l nous a laché a 173000km...)


5. L'état général de la carrosserie

Il est préférable, selon nous, de choisir une GTL ou TL avec une grosse culasse mais pas les petits moteurs. En cas de casse, ils sont difficiles à trouver et plus fragiles que les autres. L'une de nos 4L possédait un moteur de 800cc3 et chargée, avec deux personnes, 60 km/h en montée.

Attention! aquisition de véhicule=changement de carte grise!

Dés que vous faites l'aquisition de votre véhicule, changer au plus vite la carte grise. Nous avons eut un soucis à la sous préfecture pour effectuer ce changement. La carte grise était bloquée car un intermédiaire que nous ne connaissions pas n'avait pas était faire sa carte grise. Il a donc fallu recontacter l'ancien propriétaire qui habitait à 120km de chez nous, qui avait entre temps démménagé... Bref, pour un changement de carte grise, il vaut mieux s'y prendre au plus tôt pour ne pas avoir de mauvaise surprise juste avant le départ.

Préparation technique de la 4L

Le raid se déroulant en partie dans le désert (20/25°C en moyenne en Février), il est necssaire, pour éviter les surchauffes, de poser un second ventilateur. Cela permet d'améliorer le refroidissement du moteur

Préparation technique de la 4L (2)

La plupart des pistes du Maroc sont des "routes caillouteuses" (Erwan Cholet, france 3 régional). Le mieux est de mettre des plaques de protection en acier pour protéger le moteur+boîte de vitesse et une seconde pour le réservoir.

Préparation technique de la 4L (3)

Il est pratique de rajouter deux phares à l'avant (ceux d'origine n'éclairent pas très bien).


Il est obligatoire d'installer deux crochets de remarquage, le premier à l'avant, le second à l'arrière. Il ne faut pas l'attacher n'importe où. Cherchez un endroit fixe de la voiture où vous pourrez le mettre

Réparation d'un longeron

Nous avions à réparer les deux longerons arrières de la 4L. Pour cela, nous avons trouvé des conseils sur Internet, notamment sur le site http://www.vrally4l.com/ où ils détails la méthode de réparation. Résultat assuré!

Le retour aux entreprises

Il est important d'apporter un retour d'informations aux entreprises vous aidant (c'est la moindre des choses!). Nous avions envoyé plusieurs mails tout au long de notre préparation avec photos...

Ce que les entreprises apprécient aussi sont les montages video de l'aventure. De ce fait, ils ont un aperçu de ce que vous avez fait et cela vous permet de rester en contact avec l'entreprise.

Pour les entreprises qui vous ont vraiment bien aidé, essayer d'avoir un maximum de contact presse! Cela les encourage à aider de nouveau les projets comme les nôtres.

Courage, une aventure formidable vous attend...